Conoce las diferencias entre “Digitalizar” y “Automatizar”.

1. Los distintos propósitos: Mirando desde el punto de vista del Negocio, la digitalización, como estrategia global, tiene por objetivo mejorar la eficiencia y efectividad de todos los procesos de negocio a través del uso de la tecnología digital.
2. Este propósito estratégico se basa en un enfoque de gestión “POR” procesos digitalizados. Este es el principal aspecto que hemos de incorporar en nuestro porfolio de Know – how.
3. Conseguimos, gracias a la digitalización, generar: 
   • Mejores outputs (en términos de servicios que prestamos o productos que vendemos)
   • Generar outputs con menos recursos (= inputs), lo cual afecta muy positivamente la redistribución de los recursos disponibles, la sostenibilidad de la empresa en general y la cuenta de resultados,
   • Despachar las tareas en menor tiempo, haciendo referencia a 2 tiempos que se acortan: los tiempos de ejecución de los procesos = Throughput time y, el tiempo de llevar al mercado un servicio o producto mejorado = ‘Time to Market’
   • Resultados con más “accuracy”, quiere decir, con mucho menos error humano, menor variación en la calidad del resultado y, por ende, con mucha más exactitud.   
   • Procesos totalmente enfocados al cliente. La digitalización genera un sistema de trabajo basado en la eficiencia, su filosofía es genuinamente en contra del despilfarro (del tipo que sea), permitiendo eliminar cuellos de botella y los tiempos muertos que desgastan tanto al equipo interno como a los recursos disponibles y dispuestos para la ejecución de las tareas.    

2. La automatización, por otro lado, se centra mucho más en reemplazar tareas manuales por procesos automatizados. Ejemplo: el RPA. El RPA (Robotic Process Automation) no piensa en nada ni se rige por nada más que simples reglas de negocio y solo realiza tareas automáticas que antes se hacían de manera manual. Todo ello sin mucho control sobre cómo se genera el resultado de bien o de mal y qué efectividad intrínseca podría tener el proceso en sí.

3. Alcance: La digitalización puede abarcar desde el propio modelo de negocio, pasando por una amplia gama de procesos de negocio, alcanzar la toma de decisiones y los sistemas de comunicación y de colaboración. La automatización, por otro lado, se centra mucho más en procesos «core del business” (los procesos de más valor) y en aquellos cientos y miles de tareas específicas que son ante todo de carácter repetitivo. Estas son reemplazadas por robots u otras aplicaciones para la automatización. 

4. Cambio en el ámbito de proceso: La digitalización suele implicar cambios profundos en cuanto a proceso para mejorar la eficiencia y la efectividad. La automatización, por otro lado, se centra en reemplazar tareas manuales con procesos automatizados sin necesariamente cambiar el proceso subyacente. Esto es muy interesante, debido a que ahora si llegamos al punto crítico de la diferencia:

Si digitalizamos, lo que primero de todo hacemos de hacer es verificar que el proceso en su estado actual AS-IS es el más eficiente, ya que si no lo fuese, debe ser llevado primero a un estado mejorado, TO-BE. Esto se logra hacer con el conocido estándar BPMN (Business Process Model and Notation), el cual se usa tanto para los sistemas de BPMS como en los RPA. ¡OJO!, la automatización de por si no implica este paso previo. La automatización se fija en cada paso que se da mediante «clicks» del ratón y entradas/extracción de datos desde el escritorio, aplicación que se usa y reglas simples que se siguen, si son procesos eficientes o no, eso a un robot le da exactamente igual, procesa lo mismo sin descanso. 

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5. Implicaciones para los trabajadores: La digitalización puede requerir de los trabajadores que adquieran nuevas habilidades y conocimientos para poder utilizar la tecnología digital de manera efectiva. La automatización, por otro lado, puede eliminar ciertas tareas y, por lo tanto, tener implicaciones para los trabajadores que realizan esas tareas. A lo que nos venimos a referir es que la digitalización en su enfoque global implica al trabajador y le exige una adquisición mayor de destrezas, mientras la automatización, lo que pretende es quitarle el trabajo repetitivo y tedioso para que lo haga un BOT y llevarle al trabajador a ejecutar trabajos de más valor.

6. Flexibilidad: La digitalización suele ser más flexible que la automatización, ya que permite una mayor adaptabilidad y escalabilidad. Hemos dado con otro de los factores de crecimiento de una empresa. La “ESCALABILIDAD” del negocio. Un término que refleja un crecimiento de la empresa sin que los costes estructurales crezcan al mismo tiempo de manera lineal. Negocios escalables son los que pueden generar más revenues con menos recursos estructurales, por tanto, su capacidad de crecimiento es prácticamente ilimitada. 

7. Nivel de complejidad: La digitalización puede ser más compleja que la automatización debido a la necesidad de integrar diferentes sistemas y procesos. Desde luego que sí. La digitalización toca los fundamentos de la empresa: la organización y los RRHH, los procedimientos, los protocolos, las reglas de negocio, la forma de ser de toda una empresa, la estructura de sistemas, la arquitectura de esos sistemas, la integración de sistemas muy diferentes en un solo POOL de digitalización en el cual la inter-conectividad está garantizada. Ahora bien, para automatizar una tarea que se mueve entre diferentes aplicaciones, podemos usar un ZAP de «ZAPIER» (a nivel básico de usuario) o meterle un ROBOT tipo RPA que fusila la tarea en segundos y no para su iteración hasta que la operativa no esté alcanzada al 100% o dado por buena por una persona si está siendo supervisada.

8. Tiempo de implementación: La digitalización puede llevar más tiempo para implementarse que la automatización debido a la necesidad de cambiar y adaptar procesos de negocio existentes, sistemas, estructuras y todo lo demás que hemos comentado en los puntos anteriores. Implementar un RPA o un ZAP es cuestión de horas, días, de semanas como mucho, pero la digitalización es un proceso prolongado de meses e incluso años.

9. Costo: Primero, la digitalización es mucho más costosa que la automatización debido a la necesidad de adquirir y implementar nueva tecnología y crear infraestructuras. Aquí hemos topado con el Don. Dinero. El dinero necesario para invertir y luego la imperiosa necesidad de demostrar un flujo positivo en términos de R.O.I. que justifica esas inversiones.

No hay Digitalización sin cálculo del T.C.O ni mucho menos sin el R.O.I.

Sin embargo, para una tarea, el costo de una automatización se calcula de manera rápida y simple: Mediante el ahorro de ‘x’ FTE (Equivalente a Tiempo Completo). 

10. El ROI. El cálculo del retorno de la inversión. Si digitalizamos entonces entramos en un juego de contrataciones de servicios externos que incluyen: plataformas, licencias, asesoramiento, formación, soporte, ensayos de prueba de errores y quizás la creación de un «Centro de Excelencia» para la automatización (CoE) que apoya, esponsoriza y garantiza el buen fin de las inversiones. Ahora bien, para automatizar hacemos unos cálculos mucho más simples, restamos en un plazo corto de 2 años de las inversiones los ahorros en formato «FTE» que hemos calculado en el paso anterior. Vemos rápidamente si es o no una oportunidad para automatizar. Esto se puede llevar a un nivel mucho más brutal en el cual se crean granjas, no de pollos, sino de ROBOTS. Granjas en las cuales ya no se mide solo el ahorro conseguido, sino además el impacto que genera la granja de RPA generados en los resultados mensuales y finales del ejercicio fiscal. Luego se determina y se monitoriza la curva de la eficiencia que la empresa logra alcanzar con cada paso más que se da hacia la robotización de las tareas manuales.

Un tema apasionante, flipante y desde luego da mucho de qué hablar.

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